Effizientere Verfahren, klarere Abläufe: Neue Verwaltungspraxis bei Änderungsanträgen

Mit dem Ziel, die Akkreditierungsverfahren effizienter zu gestalten, passt die Deutsche Akkreditierungsstelle (DAkkS) ihre Verwaltungspraxis im Umgang mit Änderungsanträgen an. Zukünftig greift eine optimierte Vorgehensweise zur Bearbeitung und Bescheidung von Änderungen einer Akkreditierung.

Im Rahmen ihrer Prozessanalysen hat die DAkkS festgestellt, dass komplexe Änderungsanliegen in einem Bearbeitungsvorgang häufig zu deutlichen Verlängerungen der Bearbeitungszeiten führen. Diese Änderungen erfordern oft umfangreiche Überarbeitungen oder Neuplanungen der Begutachtungsprozesse und aufwendige Überprüfungsschritte in der Verfahrensbearbeitung. Die DAkkS hat daher ihr Antragsverfahren optimiert, um eine transparentere und schnellere Bearbeitung der beantragten Änderungen zu gewährleisten.

Mehr Transparenz und schnellere Bearbeitung

Beantragung von Änderungen an laufenden Anträgen

Bisher war es einer Konformitätsbewertungsstelle möglich, einen laufenden Antrag im Verfahrensablauf flexibel zu ändern. Die DAkkS stellte hierfür auf ihrer Website ein spezielles Formular zur Verfügung („Änderung zu einem laufenden Antrag“ – ÄzA), über das sämtliche Änderungsarten beantragt werden konnten - unabhängig davon, ob es sich um Reduzierungen, Erweiterungen oder rein formale Anpassungen handelte. In der Praxis führte dies jedoch häufig dazu, dass innerhalb einer Bearbeitungsphase mehrere Änderungsanträge mit unterschiedlichsten Inhalten gestellt wurden.

Dies machte wiederholte Anpassungen der Begutachtungsplanung notwendig, zog zusätzliche Begutachtungsschritte und erhöhten Aufwand in der Verfahrensbearbeitung nach sich – mit spürbaren Auswirkungen auf die Gesamtdauer des Verfahrens.

Änderungen an einem laufenden Antrag sind ab sofort nur zulässig, wenn sie sich auf den gleichen Sachverhalt beziehen, der ursprünglich beantragt wurde. In der Praxis bedeutet dies:

• ÄzA dürfen ausschließlich den ursprünglich beantragten Scope betreffen und diesen teilweise oder vollständig reduzieren. Solche Änderungen führen in der Regel nicht zu einer Verlängerung der Bearbeitungszeit, da die Begutachtungsplanung entweder unverändert bleibt oder verringert werden kann.
• Eine Erweiterung des ursprünglich beantragten Scopes im Rahmen einer ÄzA ist nicht zulässig. Dazu zählen beispielsweise neue Konformitätsbewertungsverfahren, zusätzliche Standorte, neue flexible Scope-Bestandteile usw.
• Erweiterungen können natürlich weiterhin von der Konformitätsbewertungsstelle beantragt werden, jedoch nicht mehr als Änderung des ursprünglichen Antrags, sondern als eigenständiger Antrag auf Änderung der Akkreditierung.

Das Formular zur Beantragung von Änderungen an laufenden Anträgen wurde entsprechend angepasst.

Link zum Dokument

Antrag zur Änderung der Akkreditierung

Die DAkkS bietet weiterhin den Service, dass mit einem einzigen Änderungsantrag verschiedene Arten von Änderungen gleichzeitig beantragt werden können – zum Beispiel Reduzierungen, formale Änderungen bei der Organisation, Erweiterungen oder Änderungen der Akkreditierungsnorm. Diese wurden bisher in der Regel gemeinsam in einer Erweiterungsphase bearbeitet. Das hatte jedoch zur Folge, dass sich die Bearbeitungszeit am aufwändigsten Teil des Antrags orientierte. Um die Transparenz zu erhöhen und die Bearbeitung effizienter zu gestalten, optimiert die DAkkS nun die Bearbeitung dieser Art von Änderungsanträgen. Künftig werden unterschiedliche Arten von Änderungen jeweils in eigenen Erweiterungsphasen bearbeitet. Diese Phasen laufen parallel und werden – wenn möglich und sinnvoll – auch zeitlich zusammenhängend bearbeitet. Durch diese Umstellung können formale Änderungen, zum Beispiel wenn Angaben auf der veröffentlichten Urkunde nicht mehr aktuell sind und zügig geändert werden müssen, schneller bearbeitet werden.

Gemeinsam für effizientere Verfahren: Aufruf zur zielgerichteten Antragstellung

Änderungsanträge jeglicher Art sollten künftig möglichst gebündelt, mit klarer Zielsetzung und vollständig eingereicht werden. Dazu gehört auch, dass zeitgleich mit dem Antrag die einzureichenden Unterlagen zur Verfügung gestellt werden. Auf Anfrage erhalten Sie unter a-nkb@dakks.de einen Link für die sichere Datenübermittlung. So lassen sich unnötiger Mehraufwand und Rückfragen vermeiden, wodurch sich das Verfahren beschleunigt und alle Beteiligten entlastet werden.

Die neue Praxis bietet gleich mehrere Vorteile: Durch die Entflechtung komplexer Antragspakete und eine stärkere Standardisierung der Bearbeitung können die Durchlaufzeiten deutlich verkürzt werden. Konformitätsbewertungsstellen profitieren von einer schnelleren Bearbeitung ihrer Anliegen und einer vereinfachten Kommunikation mit der DAkkS.