Ab dem 15. Juli 2025 ersetzt die digitale Siegelung die handschriftliche Unterschrift auf Urkunden und Bescheiden der Deutschen Akkreditierungsstelle (DAkkS). Das macht die Dokumente nicht nur sicherer gegen Missbrauch, sondern beschleunigt auch den Prozess der Ausstellung von Bescheiden und Urkunden spürbar.

Die DAkkS ersetzt bei der Ausstellung von Bescheiden und Urkunden die klassische händische Unterschrift durch einen digitalen Freigabeprozess kombiniert mit einem qualifizierten digitalen Siegel. Die Umstellung auf digital gesiegelte Urkunden und Bescheide markiert einen weiteren Schritt in der Digitalisierung der Akkreditierungsprozesse. Den hohen Anforderungen an Authentizität und Integrität der ausgegebenen Dokumente wird somit deutlich besser entsprochen und ein Missbrauch mit den Akkreditierungsinformationen wird erschwert.

Bürokratieabbau, weniger Papier und verkürzte Bearbeitungszeiten

Gleichzeitig kann die DAkkS mit diesem Schritt die Anzahl und Komplexität der Dokumente zur Darstellung des Akkreditierungsbereiches in vielen Fällen reduzieren. Zukünftig werden die Akkreditierungsurkunden der DAkkS für jedes Akkreditierungsverfahren jeweils aus einem Urkundendeckblatt und einer Urkundenanlage je einbezogener Fachbereich bestehen. Die bisher in vielen Fällen ausgestellten Gesamturkunden und Teilurkunden je Fachbereich entfallen hiermit.  Für die akkreditierten Stellen bedeutet die Umstellung eine vereinfachte und schnellere Zustellung ihrer Akkreditierungsdokumente. Ausgedruckte Exemplare des Urkundendeckblatts und der Urkundenanlagen werden nach wie vor gemeinsam mit den entsprechenden Bescheiden auf dem Postweg an die akkreditierten Stellen versendet.

Das digital gesiegelte Deckblatt der Urkunde wird künftig im Verzeichnis der akkreditierten Stellen der DAkkS hinterlegt und trägt so zu einer ansprechenderen und transparenteren Darstellung der Akkreditierungsinformationen bei. Ein weiterer Vorteil: Dritte können die Echtheit und aktuelle Gültigkeit anhand des digitalen Siegels der Akkreditierungsdokumente jederzeit selbst prüfen – ganz einfach über die im Verzeichnis der akkreditierten Stellen hinterlegten Urkundendeckblätter und -anlagen.

Digitales Siegel prüfen

Die Prüfung einer qualifizierten elektronischen Signatur oder eines Siegels ist im Internetbrowser nicht möglich. Um die Unterschrift bzw. das Siegel verifizieren zu können, muss das PDF in einem geeigneten PDF-Reader (z. B. Adobe Acrobat Reader) geöffnet werden. Dort erscheint dann der Hinweis „Unterschrieben und alle Unterschriften sind gültig“. Über das Unterschriftenfenster lässt sich außerdem nachvollziehen, dass das Dokument von der DAkkS signiert wurde. Dies dient als Nachweis, dass die DAkkS Ersteller des Dokuments ist, dass die DAkkS das Dokument mit dem qualifizierten elektronischen Siegel versehen hat und dass das Dokument nicht verändert wurde.

Nur die in der Datenbank akkreditierter Stellen hinterlegten Akkreditierungsinformationen haben Anspruch auf Aktualität und sollten wo immer möglich durch die akkreditierte Stelle im Kontext der Erbringung von Dienstleistungen zur Konformitätsbewertung in Bezug genommen werden.

Ab wann erfolgt die Umstellung?

Ab dem Stichtag 15. Juli 2025 wird jede Änderung an einer Urkunde oder Teilurkunde zum Anlass genommen, die gesamte Urkunde auf die neue Systematik umzustellen. Veröffentlichte Urkundenanlagen, die inhaltlich unverändert bleiben, behalten ihr ursprüngliches Gültigkeitsdatum und erhalten lediglich ein neues Ausstellungsdatum. Auf diese Weise werden alle Urkunden und die dazugehörigen Bescheide nach und nach effizient in die neue Urkundensystematik mit digital gesiegelten Dokumenten überführt.

Entlastung beim Umgang mit ungültig gewordenen Urkunden

Mit der Umstellung auf die neue Urkundensystematik und der Einführung der digitalen Siegelung sind die akkreditierten Stellen künftig in der Regel nicht mehr verpflichtet, ungültig gewordene Urkunden nach Erweiterungen, Reduzierungen oder Änderungen der Geltungsbereiche an die DAkkS zurückzusenden. Eine Ausnahme gilt weiterhin: Wird eine Akkreditierung vollständig zurückgenommen oder widerrufen, ist die papierne Urkunde innerhalb der im Bescheid genannten Frist weiterhin postalisch an die DAkkS zurückzugeben.