DAkkS passt Prozesse für Akkreditierungsverfahren an
Die Deutsche Akkreditierungsstelle (DAkkS) beginnt zum 1. Juli 2023 mit der Umsetzung angepasster Prozesse in der Bearbeitung von Akkreditierungsverfahren. Mit der kontinuierlichen Optimierung der Prozesse folgt die DAkkS ihrem grundlegenden Anliegen, eine kompetente, professionelle und effiziente Dienstleistung für Konformitätsbewertungsstellen zu erbringen. Gleichzeitig werden mit den angepassten Prozessen die Voraussetzungen geschaffen, den Akkreditierungsprozess zukünftig schrittweise zu digitalisieren.
Mit den Neuerungen optimiert die DAkkS ausgewählte Schritte im Akkreditierungsverfahren. Der grundsätzliche Ablauf eines Verfahrens bleibt davon unberührt. Ziel ist es, die Verfahrensdauer zu verkürzen, um schneller zu Akkreditierungsentscheidungen zu kommen.
„Mit den angepassten Prozessen werden Verfahrensschritte effizienter kombiniert und parallel durchgeführt. Durch eine veränderte Aufgabenverteilung im Verfahrensmanagement, aber auch durch eine konsequentere Einhaltung von Terminen verkürzen sich die Bearbeitungszeiten für Akkreditierungsverfahren. Der Fokus liegt eindeutig auf einer schnelleren Akkreditierungsentscheidung für Konformitätsbewertungsstellen. Letztlich zielen alle Optimierungen auch darauf ab, eine Grundlage für die Digitalisierung des Akkreditierungsprozesses zu schaffen“, so Dr.-Ing. Stephan Finke, Geschäftsführer der DAkkS.
Die wichtigsten Neuerungen ab dem 1. Juli 2023
Beschleunigte Bearbeitung der Anträge
Zukünftig wird das Akkreditierungsverfahren erst dann gestartet, wenn alle Angaben zu einem Antrag und die erforderlichen Anlagen vollständig und richtig bei der DAkkS vorliegen. Dazu reichen die Konformitätsbewertungsstellen wie bisher zunächst die Antragsunterlagen bei der DAkkS ein, die vom Antragsservice formal geprüft werden.
Nach positivem Abschluss der Antragsprüfung werden die Antragsteller von der Fachabteilung aufgefordert, alle weiteren erforderlichen Unterlagen und Daten unverzüglich einzureichen. Um alle Unterlagen und Daten vollständig einreichen zu können, empfiehlt die DAkkS, bereits vor Antragstellung alle erforderlichen Unterlagen und Daten bereitzuhalten. Der Antrag wird seitens der DAkkS abgelehnt, wenn die Unterlagen von der Konformitätsbewertungsstelle nicht fristgerecht eingereicht werden können.
Neuausrichtung der Dokumentenprüfung im Vorfeld einer Begutachtung
Anhand der eingereichten Unterlagen führen die Begutachtenden der DAkkS eine Dokumentenprüfung durch. Dabei wird geprüft, ob die Konformitätsbewertungsstelle die grundlegenden Anforderungen anhand der Unterlagen erfüllt. Diesem Schritt vor der Begutachtung wird zukünftig ein höherer Stellenwert eingeräumt, indem die eingereichten Unterlagen nicht nur auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft werden, sondern auch nach inhaltlichen Kriterien hinsichtlich der Anforderungen der jeweiligen Norm, die der Akkreditierung zugrunde liegt, im Vorfeld einer Begutachtung. Nach Abschluss dieser Prüfung erhält die antragstellende Konformitätsbewertungsstelle einen Bericht, der eine Gesamtbewertung und ggf. Feststellungen zu fehlenden Voraussetzungen und möglichen Abweichungen enthält.
Bei entsprechenden Feststellungen kann die Konformitätsbewertungsstelle bis drei Wochen vor der geplanten Begutachtung aktualisierte Unterlagen nachreichen. Sollte dies nicht möglich sein, kann der Antrag auf Akkreditierung durch die Konformitätsbewertungsstelle zurückgezogen werden, um die Feststellungen ohne Zeitdruck zu bearbeiten und zusätzliche Kosten zu vermeiden.
Frühzeitige Begutachtungsplanung
Zukünftig ist die DAkkS bestrebt, möglichst frühzeitig nach der Antragsbearbeitung einen Begutachtungstermin mit der Konformitätsbewertungsstelle zu vereinbaren.
Eine zentrale Ansprechperson im Akkreditierungsverfahren
Mit den Teamassistenzen steht den Konformitätsbewertungsstellen künftig eine zentrale Ansprechperson für administrative und organisatorische Fragen im Verfahren zur Verfügung. Bei fachlichen Anliegen vermitteln die Teamassistenzen die/den richtige/n Ansprechpartner/in, um inhaltliche Anliegen zielgerichtet klären zu können. Damit werden Abstimmungsschleifen im Verfahrensmanagement reduziert und eine wirtschaftliche Bearbeitung sichergestellt.
Diese Neuausrichtung im Akkreditierungsprozess geht einher mit einer konsequenteren Überwachung der Fristen, um künftig zügiger zu Entscheidungen im Verfahrensmanagement und damit am Ende zu Akkreditierungsentscheidungen zu gelangen. Die Umsetzung der Neuerungen im Akkreditierungsprozess erfolgt schrittweise ab dem 1. Juli 2023. Ab wann ein Verfahren auf den angepassten Prozess umgestellt werden kann, entscheidet die DAkkS. Wenn sich mit der Umstellung die zentrale Ansprechperson im Verfahren ändert, wird die DAkkS aktiv darüber informieren.
