DAkkS-PORT FAQ
FAQ zum Akkreditierungsportal Fragen und Antworten
Hier finden Sie Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zum DAkkS-PORT.
Allgemeine Fragen
— Das DAkkS-PORT
Was ist das DAkkS-PORT und wozu dient es?
DAkkS-PORT ist ein Portal zur digitalen Antragstellung für Akkreditierungen. Es ist eine zentrale Plattform für die transparente und sichere digitale Akkreditierungsdienstleistung inklusive eines rechtskonformen Datenaustauschs.
Für wen ist das DAkkS-PORT?
Das DAkkS-PORT steht akkreditierten Konformitätsbewertungsstellen (Bestandskundinnen und -kunden) sowie Organisationen, die einen Antrag auf Erstakkreditierung stellen möchten bzw. gestellt haben, zur Verfügung.
Weshalb wurde das DAkkS-PORT eingeführt?
Das DAkkS-PORT stellt einen wichtigen Schritt in der digitalen Transformation der Prozesse bei der Abwicklung von Akkreditierungsverfahren dar und verspricht eine effizientere, transparentere und nutzerfreundlichere Interaktion zwischen den Konformitätsbewertungsstellen und der DAkkS. Damit erfüllt die DAkkS ebenso eine zentrale Forderung des Onlinezugangsgesetzes (OZG), wonach sich Bund und Länder verpflichten, alle Dienstleistungen der deutschen Verwaltung auch elektronisch über Verwaltungsportale anzubieten.
Welche Funktionalitäten bietet das Portal?
- Qualifizierter und sicherer Zugang für Konformitätsbewertungsstellen
- Eigenständige Anlage, Bearbeitung und Änderung der Unternehmens- und Kontaktdaten sowie Hochladen von Unterlagen und nachweise zu jeder Tageszeit
- Geführte und standardisierte Stellung für Anträge auf Erstakkreditierung, Reakkreditierung, Änderung, (Teil-) Widerruf und (Teil-) Aussetzung
- Übersichtliche Benutzeroberfläche, klare Anweisungen und hilfreiche Informationen, die die Antragstellung erleichtern
- Einfache/r und standardisierte/r Dokumentenaustausch und -verwaltung
- Verwaltung aller erforderlichen Dokumente für jedes Akkreditierungsverfahren (alle notwendigen Unterlagen, die im Rahmen der Antragstellung sowie im Rahmen einer Überwachung/Wiederholungsbegutachtung erforderlich sind)
- Gesammelte Kommunikation und Dokumente sowie Status zu einem Akkreditierungsverfahren
— Nutzung und Technik
Werden meine Daten gespeichert?
Alle im Rahmen einer Akkreditierung erforderlichen Daten, die über das DAkkS-PORT zu einer Konformitätsbewertungsstelle und zum Akkreditierungsverfahren erfasst und an die DAkkS übermittelt werden, werden in den DAkkS ERP-System übernommen und weiterverarbeitet.
Ist die Nutzung des Portals verpflichtend?
Die Nutzung ist derzeit nicht verpflichtend. Wenn Sie jedoch als Portalkundin -bzw. kunde alle Vorteile nutzen möchten, empfehlen wir Ihnen, Ihre Anträge über das DAkkS-PORT abzuwickeln.
Was kostet die Nutzung?
Die Nutzung des DAkkS-PORT und das Stellen von Anträgen über das DAKKS-PORT ist gebührenfrei. Sämtliche Aufwände, die durch Nutzung unserer Support-Adresse entstehen und die Hilfestellung zur Nutzung des Portals oder bei technischen Problemen darstellen, werden Ihnen grundsätzlich nicht berechnet.
Für die weitere Bearbeitung der Anträge durch die DAkkS, werden die gemäß AkkStelleGebV gültigen Gebühren und Auslagen erhoben.
Welche Web-Browser können für das Portal genutzt werden?
Das DAkkS-PORT ist mit allen gängigen Standardbrowsern wie Microsoft EDGE, Google Chrome und Mozilla Firefox kompatibel.
Wann ist das Portal fertig entwickelt?
Das Portal befindet sich in einer ersten Ausbaustufe und unterstützt die digitale Antragstellung für Akkreditierungen. Erklärtes Ziel der DAkkS ist es, das Portal kontinuierlich weiterzuentwickeln und weitere Akkreditierungsleistungen zu digitalisieren.
— Entwicklung
Wann ist das Portal fertig entwickelt?
Das DAkKS-PORT befindet sich in einer ersten Ausbaustufe und unterstützt die digitale Antragstellung für Akkreditierungen.
Wie bei jeder digitalen Lösung gibt es immer Raum für Optimierungen. Senden Sie uns gerne Ihr Feedback und Ihre Wünsche zur Nutzungsoptimierung zu. Wir können nicht jeden Wunsch umsetzen, aber es ist erklärtes Ziel der DAkkS, das Portal kontinuierlich weiterzuentwickeln und weitere Akkreditierungsleistungen zu digitalisieren.
Fragen zur Registrierung
Wer ist die geeignete Person, um die erstmalige Registrierung einer Organisation im DAkkS-PORT vorzunehmen?
Die initiale Registrierung erfolgt einmalig pro juristische Person bzw. Organisation (erkennbar an der fünfstelligen Stammnummer D-xx-yyyyy-zz-nn).
Bestimmen Sie innerhalb der Organisation, welche juristisch vertretungsberechtigte Person (gemäß Rechtsnachweis, z.B. HRB) die erstmalige Registrierung übernimmt und im nächsten Schritt die weiteren Nutzungsrechte für die Kontaktpersonen auf der Ebene der Konformitätsbewertungsstellen vergibt.
Was benötige ich für die Registrierung beim DAkkS-PORT?
Für die Registrierung im DAkkS-PORT benötigen Sie die E-Mail-Adresse einer vertretungsberechtigten Person Ihrer Organisation. Diese muss bereits bei der DAkkS bekannt und hinterlegt sein, damit die Registrierung möglich ist. Falls Sie sich nicht sicher sind, welche vertretungsberechtigten Personen für Ihre Organisation bei der DAkkS hinterlegt sind oder eine neue vertretungsberechtigte Person sind, schreiben Sie uns gern eine E-Mail an support@portal.dakks.de
Ferner muss es sich um eine personenbezogene E-Mail-Adresse handeln und kein E-Mail-Verteiler.
Die E-Mail-Adresse der vertretungsberechtigten Person geben Sie in die Registrierungsmaske unter https://portal.dakks.de ein und wählen ein Passwort, das den angezeigten Vorgaben entspricht.
Anschließend klicken Sie auf „Registrierung absenden".
Sie erhalten eine automatische Bestätigungs-E-Mail an Ihre angegebene E-Mail-Adresse zum Abschluss der Registrierung. Nach der Bestätigung können Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort im DAkkS-PORT anmelden.
Was ist zu tun, wenn keine vertretungsberechtigte Person einer Organisation für die Registrierung im DAkkS Port zur Verfügung steht?
Die initiale Registrierung erfolgt einmalig pro Organisation durch eine vertretungsberechtigten Person oder einer bevollmächtigten Person. Sofern eine bevollmächtigte Person die initiale Registrierung vornimmt, ist es wichtig, dass diese Person über eine Vollmacht für alle Akkreditierungsvorgänge verfügt. Durch die initiale Registrierung erhält diese einen Überblick über alle Konformitätsbewertungsstellen.
Bei Bestandskundinnen und -kunden (Organisationen, die bereits über eine aktive Akkreditierung verfügen; erkennbar an der identischen fünfstelligen Stammnummer D-xx-yyyyy-zz-nn) ist zu beachten, dass bei der initialen Registrierung alle Verfahren anzugeben sind.
Gibt es eine Mustervollmacht? Wie muss die Vollmacht aussehen?
Nein. Bitte achten Sie darauf, dass die Vollmacht auf Kopfbogen ausgestellt ist, korrekt von vertretungsberechtigten Person(en) gemäß Vertretungsregelung unterschrieben ist und vollumfänglich für alle Akkreditierungsverfahren ihrer Organisation gilt (sollten mehrere Konformitätsbewertungsstellen/Verfahren bestehen).
Welcher Rechtsnachweis ist für Behörden, Anstalten des öffentlichen Rechts o.ä. anzugeben?
Bei öffentlichen Einrichtungen muss ein staatlicher oder hoheitlicher Gründungsakt vorliegen. Es handelt sich in der Regel um ein Gesetz oder Rechtsverordnung zusammen mit einer eine Satzung. Die genaue Ausgestaltung ist von Fall zu Fall unterschiedlich.
Wie funktioniert die Authentifizierung?
Zum Schutz Ihrer Daten und Ihres Kontos ist eine Anmeldung im DAkkS-PORT nur mittels Zwei-Faktor-Authentifizierung möglich. Sie können diese entweder per E-Mail oder per App – zum Beispiel mit dem Google Authenticator oder dem Microsoft Authenticator – durchführen.
- Wählen Sie die Authentifizierung per E-Mail, erhalten Sie an Ihre registrierte E-Mail-Adresse einen Link. Klicken Sie auf den Link, um die Anmeldung im DAkkS-PORT zu bestätigen.
- Für die Authentifizierung per App können Sie in Ihrem App-Store beispielsweise den Google Authenticator oder Microsoft Authenticator herunterladen. Über die App authentifizieren Sie sich anschließend für den Zugriff auf DAkkS-PORT.
An wen kann ich mich wenden, wenn ich Schwierigkeiten bei der Anmeldung habe?
Wenn Sie Unterstützung bei der Registrierung/ Anmeldung benötigen, zögern Sie nicht, das Supportteam zum DAkkS-PORT direkt unter der E-Mail-Adresse support@portal.dakks.de zu kontaktieren.
Ich bin eine vertretungsberechtigte Person und erhalte die Fehlermeldung „Die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse ist in unserem System keiner vertretungsberechtigten Person Ihrer Organisation zugeordnet“. Was kann ich tun?
Bei der Registrierung als Bestandskunde werden Ihre Kontaktdaten zwischen unserem Datensystem und dem Portal abgeglichen. Wenn Sie die obige Fehlermeldung erhalten, sind Sie leider nicht mit Ihrer E-Mail-Adresse für Ihre Organisation in unserem Datensystem hinterlegt. Um mit der Registrierung fortfahren zu können, senden Sie uns bitte Ihre Kontaktdaten (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und ggf. Nachweis der Vertretungsberechtigung) an support@portal.dakks.de. Unser Support-Team wird die Kontaktdaten aktualisieren und Sie über die Anpassungen informieren, damit Sie mit der Erstregistrierung fortfahren können.
Ich betreue zwei Konformitätsbewertungsstellen (KBS) für zwei verschiedene juristische Personen (mit unterschiedlichen Kundenummern). Kann ich beide Stellen unter der gleichen E-Mail registrieren?
Nein, die Verwendung einer identischen E-Mail-Adresse für zwei Organisationen ist aus technischen Gründen nicht möglich.
Wie erhalten Ansprechpartner für die Planung und Durchführung eines Akkreditierungsverfahrens Zugang zum DAkkS-Portal?
Wenn Ihre E-Mail-Adresse bei der Erstregistrierung durch die vertretungsberechtigte Person angegeben wurde (oder später geändert wurde), erhalten Sie nach Freigabe des Datensatzes durch die DAkkS eine E-Mail mit weiteren Anweisungen zur Einrichtung Ihres Zugangs/Accounts.
Der E-Mail Verifizierung-Link ist abgelaufen. Wie kann das Konto wiederhergestellt werden?
Um Ihr Konto wiederherzustellen und sich erfolgreich anzumelden, befolgen Sie bitte die nachstehenden Schritte:
- Passwort vergessen: Rufen Sie die Anmeldeseite zum DAkkS-PORT auf und klicken Sie auf den Link "Passwort vergessen".
- Neuer Verifizierungslink: Es wird ein neuer Verifizierungslink an Ihre E-Mail-Adresse gesendet. Bitte überprüfen Sie Ihre E-Mail-Postfach und klicken Sie auf den Verifizierungslink in der E-Mail, um Ihre Adresse zu verifizieren.
- Passwort zurücksetzen: Nach erfolgreicher Verifizierung Ihrer E-Mail-Adresse, kehren Sie bitte erneut zur Anmeldeseite zurück und klicken Sie nochmals auf "Passwort vergessen".
- Neues Passwort erstellen: Klicken Sie auf den Link (Link zum Ändern der Anmeldeinformationen) in der zweiten E-Mail, um Ihr Passwort zurückzusetzen.
Nachdem Sie diese Schritte abgeschlossen haben, können Sie sich mit Ihrem neuen Passwort einloggen.
Fragen zur Nutzung des Online-Portals
Was sind die ersten Schritte auf dem DAkkS-PORT?
Wenn Sie sich erfolgreich auf dem DAkkS-PORT registriert und angemeldet haben, prüfen und ergänzen Sie als bereits akkreditierte Konformitätsbewertungsstelle zunächst Ihre Unternehmens- und Kontaktdaten (Stammdaten). Anschließend werden diese an die DAkkS zur Freigabe übermittelt. Nach deren Freigabe können Sie neue Anträge auf Erstakkreditierung, Reakkreditierung, Änderung, (Teil-) Widerruf und (Teil-) Aussetzung stellen.
Wenn Sie sich als Neukunde auf dem DAkkS-PORT registriert und angemeldet haben, füllen Sie zunächst Ihre Unternehmens- und Kontaktdaten (Stammdaten). Anschließend werden diese an die DAkkS zur Freigabe übermittelt. Nach deren Freigabe können Sie Ihren Antrag auf Erstakkreditierung stellen.
Kann ich Daten auf DAkkS-PORT importieren/ exportieren?
Nein.
Werden meine Daten gespeichert?
Alle im Rahmen einer Akkreditierung erforderlichen Daten, die über das Portal zu einer Konformitätsbewertungsstelle und zum Akkreditierungsverfahren erfasst und an die DAkkS übermittelt werden, werden in die DAkkS-interne Datenbank übernommen und weiterverarbeitet.
Wer hat Zugang zu meinen Daten?
Seitens der registrierten Nutzer des Online-Portals haben vertretungsberechtigte Personen der Organisation sowie Kontaktpersonen, für die Planung und Durchführung einer Akkreditierung, Zugang zu den verfahrensbezogenen Daten im Portal. Auf Seiten der DAkkS haben die mit der Verfahrensbearbeitung für die jeweilige Akkreditierung zugeordneten Mitarbeitenden Zugriff auf die über das Portal übermittelten Daten.
Welche Akkreditierungsvorgänge sind im DAkkS-PORT sichtbar?
Das Portal zeigt alle für die Zukunft geplanten Vorgänge sowie alle in Bearbeitung befindlichen Vorgänge an. Bereits abgeschlossene Akkreditierungsvorgänge werden im Bereich „Akkreditierungsvorgänge“ nicht angezeigt.
Gibt es die Möglichkeit über das Portal Kontakt mit der DAkkS aufzunehmen?
Über den formalen Schriftverkehr lassen sich sämtliche verfahrensbezogenen Dokumente im PDF-Format zwischen Antragstellenden und Mitarbeitenden der DAkkS überführen – unabhängig vom Inhalt.
Gibt es die Möglichkeit über das Portal Kontakt mit Begutachtenden aufzunehmen?
Derzeit können alle bereits akkreditierten Stellen der DAkkS das neue Online-Portal zur Antragstellung nutzen. Die Planung und Durchführung der Begutachtung werden derzeit noch nicht über das Portal abgebildet. Nutzen Sie daher die üblichen Kommunikationswege, um mit den Begutachtenden in Kontakt zu treten.
Können mehrere Personen als Ansprechpartner für Planung & Durchführung hinterlegt werden?
Nein, pro Konformitätsbewertungsstelle kann nur eine Person Ansprechpartner für die Planung und die Durchführung sein.
Wer darf weitere Kontakte für die Konformitätsbewertungsstelle hinzufügen?
Für jede Konformitätsbewertungsstelle (KBS) können sowohl die vertretungsberechtigte Person als auch der Ansprechpartner für Planung und Durchführung weitere Ansprechpartner für die KBS hinzufügen. Achtung: Die KBS-Ansprechpartner können nur die ihnen zugeordneten KBS bearbeiten, während die vertretungsberechtigte Person alle Konformitätsbewertungsstellen sehen und bearbeiten kann.
Siehe auch: Anleitung zur Änderung weiterer Kontakte (PDF-Datei)
Wie entferne ich Mitarbeitende, die nicht mehr für die akkreditierte Stelle tätig sind?
Im Moment gibt es dafür keine Möglichkeit im Portal. Sie können uns Ihre Anfrage per Mail an support@portal.dakks.de schicken und wir werden uns darum kümmern. Mit dem nächsten Update wird diese Funktion verfügbar sein, sodass Sie Ihre Kundendaten selbst pflegen können.
Wer kann fehlerhafte Angaben für die Konformitätsbewertungsstelle ergänzen/ändern?
Vertretungsberechtigte Personen können die Unternehmens- und Kontaktdaten ändern. Ansprechpartner für die Planung und Durchführung können nur die Daten der ihnen zugeordneten Konformitätsbewertungsstelle ändern. Achtung: Nur die vertretungsberechtigte Person kann alle Konformitätsbewertungsstellen sehen und ändern.
Wer erhält Benachrichtigungen über neue Vorgänge im Portal?
Die eingeloggte Person, die den Vorgang durchgeführt hat, erhält die E-Mail. Dies ist entweder die vertretungsberechtigte Person oder die Kontaktperson für die Planung und Durchführung.
Ab wann können die notwendigen Unterlagen im Portal hochgeladen werden und wie werden diese an die DAkkS übermittelt?
Nach der Registrierung und Freigabe der Unternehmens- und Kontaktdaten durch die DAkkS erhalten die Konformitätsbewertungsstellen den vollen Zugang zum Portal. Wenn diese ein akkreditiertes Verfahren im Portal haben, können sie die für dieses Verfahren notwendigen Unterlagen im Portal hochladen. Nach dem Hochladen und der Prüfung auf Vollständigkeit, besteht die Möglichkeit, die notwendigen Unterlagen über den Bereich Akkreditierungsvorgänge (Vorgang/ Phase) an die DAkkS zu übermitteln. Alternativ, werden die notwendigen Unterlagen immer mit einem Änderungsantrag an die DAkkS weitergeleitet.
Müssen die notwendigen Unterlagen über das Portal an die DAkkS übermittelt werden?
Aktuell ist die Nutzung nicht verpflichtend. Um alle Vorteile von DAkkS-PORT nutzen zu können, empfehlen wir jedoch die konsequente Nutzung des Portals.
Ist das Hochladen von ZIP-Dateien oder Ordnern möglich?
Nein. Nur einzelne Dateien können im Portal hochgeladen werden.
Können mehrere Dokumente in einer Kategorie gleichzeitig hochgeladen werden?
Ja, das ist möglich.