Listen einzureichender Unterlagen und Jahresmeldung

Revidierte Vorlagendokumente veröffentlicht

DAkkS passt Dokumente an – Jahresmeldung zum 31. März 2022 erforderlich
Fachmeldung,

Die Deutsche Akkreditierungsstelle (DAkkS) hat die für akkreditierte Stellen relevanten „Listen der einzureichenden Unterlagen“ und die „Jahresmeldungen“ in revidierter Form auf ihrer Website veröffentlicht. Bei der Überarbeitung der Dokumente wurden auch Rückmeldungen aus dem Kreis der akkreditierten Stellen und der Interessenverbände berücksichtigt. Die Dokumente stehen nun zum Download und zur Verwendung bereit.

Mit den Listen und Jahresmeldungen fragt die DAkkS wesentliche Dokumente und Informationen für die Planung und Vorbereitung ihrer Begutachtungen von den akkreditierten Stellen ab. Die nun überarbeitenden Versionen wurden an einigen Stellen vereinfacht. Die Bereitstellung der „normativen Dokumente im Geltungsbereich“ ist weiterhin erforderlich.

Was sind die wesentlichen Anpassungen?

Die Einheitlichkeit der Listen bleibt erhalten. Vorgenommene Anpassungen beziehen sich in aller Regel auf alle Listen der einzureichenden Unterlagen beziehungsweise Jahresmeldungen. Die wesentlichen Anpassungen sind:

Abfrage von Informationen zu den Mitarbeitenden der Stelle

Es werden keine Listen mit persönlichen Informationen zur Qualifikation der Beschäftigten abgefragt. Erforderlich sind Angaben zur Anzahl der Mitarbeitenden, aufgeschlüsselt nach Funktionen, Angaben zu Qualifikationsanforderungen je Funktion sowie der Art der Anbindung an die akkreditierte Stelle (intern/extern). Nachweisdokumente für einzelne Beschäftigte werden bei der Begutachtung stichprobenartig eingesehen.

Abforderung von Mustern anstatt Kopien von Originalen

Für Verträge und Ergebnisberichte sind in der Regel keine Kopien von Originalen erforderlich, sondern Muster der entsprechenden Dokumente. Originale werden bei der Begutachtung stichprobenartig überprüft.

Absicherung von Haftungsrisiken: Versicherungsnachweis ausreichend

In den Listen der einzureichenden Unterlagen wurden die Formulierungen zur „Risikoanalyse und Haftungskalkulation“ konkretisiert. Danach reichen entsprechende Versicherungsnachweise mit Informationen zum Versicherungsumfang aus. Nur wenn keine Versicherung vorliegt, muss die akkreditierte Stelle darlegen, wie sie mit bestehenden Haftungsrisiken umgeht.

Keine Übermittlung öffentlich frei verfügbarer Dokumente

Dokumente, die in der Urkundenanlage zur Beschreibung des Geltungsbereichs aufgeführt und öffentlich frei und unentgeltlich verfügbar sind, müssen nicht eingereicht werden. Käuflich zu erwerbende Dokumente – wie zum Beispiel Normen – muss die akkreditierte Stelle dagegen zur Verfügung stellen.

Hinweis: Bei Prüflaboratorien sind die sogenannten DEV- und ASU-Verfahren von der Pflicht zur Einreichung ausgenommen. Dies ist in der entsprechenden Liste der einzureichenden Unterlagen für Prüflaboratorien vermerkt.

Jahresmeldung nicht mehr Bestandteil der einzureichenden Unterlagen

Die Jahresmeldung ist nicht mehr Bestandteil der einzureichenden Unterlagen. Die Jahresmeldung muss nur noch einmal pro Jahr jeweils bis zum 31. März für das abgelaufene Jahr beim zuständigen Verfahrensmanagement der DAkkS eingereicht werden.

Weitere Anpassungen der Jahresmeldungen

In der Jahresmeldung wurden die Begrifflichkeiten redaktionell angepasst und vereinheitlicht. Konformitätsbewertungsstellen können in einigen Fällen die Angaben zum Umfang ihrer Tätigkeiten im akkreditierten Bereich auf verschiedenen Wegen machen. So kann beispielsweise bei Laboratorien die Angabe auf Basis von Ergebnisberichten oder Befunden, untersuchten Proben oder durchgeführten Prüfungen bzw. Untersuchungen erfolgen – je nach Verfügbarkeit. Weiterhin gilt, dass beim Fehlen exakt ermittelter Daten valide Schätzungen zu den Tätigkeiten im akkreditierten Bereich ausreichend sind.

Für Zertifizierungsstellen verfügt die Jahresmeldung nun über einen zusätzlichen Bereich. Dort werden Informationen zu Konformitätsbewertungstätigkeiten und sonstigen Tätigkeiten der Stelle abfragt, die nicht in der Urkundenanlage aufgeführt sind, aber von der Zertifizierungsstelle angeboten und durchgeführt werden. Diese Informationen sind insbesondere zur Beurteilung der Unparteilichkeit der Stellen notwendig.

Gibt es eine Übergangsregelung zur Anwendung der revidierten Dokumente?

Liegen für konkrete Vorgänge bereits die eingereichten Unterlagen vor, müssen diese nicht erneut übermittelt werden – auch nicht, wenn die Begutachtung bereits terminiert ist. Für zukünftige Begutachtungen sollten dann die revidierten Vorlagen genutzt werden.

Frist für Jahresmeldung endet am 31. März 2022

Akkreditierte Stellen müssen die Jahresmeldung für das Jahr 2021 bis zum Ende des ersten Quartals am 31. März 2022 bei den zuständigen Verfahrensmanagerinnen und Verfahrensmanagern der DAkkS vorlegen. Auch hier kann in diesem Jahr noch die bisherige Vorlage verwendet werden.

Dr. Andreas Hönnerscheid

Qualitätsmanagement­beauftragter




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