Aktuelle Zahlen zur Arbeit der DAkkS

1. „Das Akkreditierungssystem weist einen hohen organisatorisch-administrativen Anteil auf“, fasst der VUP das Gesamtbild zusammen. „Rund 42 Prozent der Arbeitszeit entfallen auf interne Abläufe und formale Schritte statt auf die eigentliche fachliche Begutachtung.“

Diese Aussage ist irreführend. Der VUP liefert keine Belege dafür, dass die internen Prozesse der DAkkS ineffizient sind. Es gibt keine Angaben, was überhaupt unter „internen Prozessen“ verstanden wird, noch dazu, welche dieser Prozesse direkte Reaktionen auf Verhalten der Antragstellenden sind, wie beispielsweise

• die Nachverfolgung und Bewertung als Folge von Abweichungen,
• die Anfragen und Eingaben der Konformitätsbewertungsstellen (KBS),
• Warte- und Liegezeiten oder Korrekturschleifen aufgrund mangelnder Zuarbeit der Antragstellenden.

Außerdem hat die DAkkS ihre Aufsichtsgremien bereits mehrfach darauf hingewiesen, dass eine weitere Optimierung der Akkreditierungsvorgänge nur durch zusätzliche Digitalisierung zu erreichen ist. Hierfür wurden bisher jedoch keine Investitionen bewilligt.

Die DAkkS hat ab Juli 2023 sukzessive an die neue Aufbauorganisation angepasste Prozesse eingeführt, um damit eine Reduzierung der durchschnittlichen Durchlaufzeiten bei gleichzeitiger Stärkung der fachlichen Sorgfalt zu erreichen. Die Statistik belegt die positive Entwicklung. Der gleichzeitig erforderliche Personalaufbau in 2024/2025 konnte weitestgehend abgeschlossen werden.

2. „[Die Analyse zeigt ein System mit] begrenzter Planbarkeit und Inkonsistenzen in der Verfahrenssteuerung, wenn im Schnitt nur etwa die Hälfte der tatsächlichen Kosten als Vorschuss erhoben wird […].“

Diese Aussage ist falsch. Der VUP liefert keine Belege dafür, dass die Prozesse der DAkkS inkonsistent sind. Gebührenordnung und Kostenbescheide sind vollkommen transparent. Die DAkkS berechnet bei durchschnittlich 11.914 Euro Gesamtkosten pro Akkreditierungsvorgang (nur Akkreditierungsvorgänge in PL/K-Akkreditierungsvorgängen) durchschnittlich 7.443 Euro Vorschuss, was etwa 62 Prozent der Gesamtkosten entspricht. Die DAkkS hat kein Interesse an Rückzahlungen bzw. Kredit beim Kunden. Zudem umfasst der Vorschuss keine Reisezeiten und Reisekosten. Die Vorschusserhebung beruht auf einer Schätzung aus Erfahrungswerten, ohne dass konkrete besondere Umstände des Einzelfalls vorab vorhergesehen werden können. Aus dem Umfang der Vorschusserhebung auf die Qualität von internen Prozessen zu schließen, ist kein methodisch sinnvoller Ansatz.

3. „[Die Analyse zeigt ein System mit] einer überproportionalen Belastung kleiner und mittlerer Laboratorien, für die die Akkreditierung einen erheblichen Kostenblock darstellt […]“.

Diese Aussage ist irreführend. Auf diesen Fakt hat die DAkkS keinen Einfluss. Es gilt die durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie genehmigte Gebührenordnung. Die DAkkS hält sich bei Kostenbescheiden ausschließlich an diese gesetzlichen Vorgaben. Bei der Zusammensetzung der Kosten muss bedacht werden, dass der Grundaufwand in einem Akkreditierungsvorgang zunächst unabhängig von der Größe (Anzahl der Mitarbeitenden) der zu akkreditierenden Stelle ist. Er hängt in erster Linie vom Geltungsbereich der beantragten bzw. erteilten Akkreditierung ab (d.h. von dem fachlichen Spektrum der Konformitätsbewertungstätigkeiten und der Zahl der Standorte etc.) und richtet sich nach Vorgaben der ISO/IEC 17011 und dem Verwaltungsrecht.

4. „[Die Analyse zeigt ein System mit] einer doppelt nachteiligen Wirkung der Zeitgebühr, die bei langen Verfahren die Kosten erhöht und zugleich Anreize für Effizienzsteigerungen verhindert.“

Diese Aussage ist falsch. In Zeiträumen, die durch Warte- und Liegezeiten entstehen, entstehen keine zusätzlichen Kosten für die antragstellenden Stellen. Es sei denn z.B., die KBS hat Rückfragen zur Begutachtung oder zum Verfahrensvorgehen, reicht Gegenvorstellungen oder anwaltliche Schreiben ein oder hält die gesetzten Fristen nicht ein. Diese zusätzlichen Kosten löst die KBS selbst aus. Darüber hinaus kann die DAkkS kein Interesse daran haben, Akkreditierungsvorgänge in die Länge zu ziehen, um höhere Kosten zu produzieren. Dadurch würden die Durchlaufzeiten erhöht, zu deren Senkung die DAkkS erhebliche und mittlerweile erfolgreiche Anstrengungen unternommen hat.

5. „Der durchschnittliche Aufwand pro Akkreditierungsfall beträgt rund 104 Stunden, also etwa 13 Arbeitstage. Davon entfallen 58 Prozent auf die Begutachtung und 42 Prozent auf interne Prozesse der DAkkS, etwa auf formale Verfahren und Abstimmungen. Eine Begutachtung dauert im Mittel 3,9 Tage und wird von 2,6 Personen durchgeführt.“

Diese Aussage ist falsch. Die DAkkS hat ermittelt, dass der durchschnittliche Aufwand pro Akkreditierungsvorgang bei etwa 80,76 Stunden bzw. 7,38 Tagen liegt (nur Akkreditierungsvorgänge in PL/K-Akkreditierungsvorgängen). Davon entfallen durchschnittlich 41,79 Stunden auf externe Begutachtung und 38,97 Stunden auf die Tätigkeiten der DAkkS-Mitarbeitenden. Von diesen 38,97 Stunden entfallen durchschnittlich 32,81 Stunden auf die Vorgangsbearbeitung und 6,16 Stunden auf Begutachtungstätigkeiten durch DAkkS-Mitarbeitende. Betrachtet man nur die Akkreditierungsvorgänge, in denen DAkkS-Mitarbeitende begutachten, steigt diese Stundenzahl auf 19,08 Stunden.

Die Differenz zu den Zahlen des VUP ergibt sich vermutlich aus der deutlich geringeren Datenlage der VUP-Umfrage. Die Angaben zur prozentualen Verteilung auf die Begutachtung und die internen Prozesse der DAkkS sind fraglich, da nicht ersichtlich wird, ob beispielsweise Vor- und Nachbereitungen von Begutachtungen zur Begutachtung gezählt werden. Darüber hinaus ist bereits das Framing von Zeiten außerhalb der Begutachtung als „interne Prozesse“ falsch. Bei diesen Arbeitsschritten handelt es sich um klar dem jeweiligen Akkreditierungsvorgang zuzuordnende Schritte, wie etwa den Aufwand für die Bearbeitung von eingereichten Korrekturmaßnahmen der KBS  aufgrund festgestellter Abweichungen, Bearbeitung von Gegenvorstellungen, Nachfragen der KBS, Rechtsanwaltsschreiben, den Akkreditierungsausschuss nach ISO/IEC 17011, die Bescheidausstellung mit Urkunde und die Überwachungsplanung. Alle DAkkS-internen Prozesse und Schritte sind nach ISO/IEC 17011 und verwaltungsrechtlich notwendig.

6. „Im Durchschnitt entstehen Gesamtkosten von rund 17.600 Euro je Verfahren, wobei 57 Prozent auf die DAkkS entfallen. Unter Berücksichtigung des laborinternen Aufwands – durchschnittlich 0,54 Vollzeitäquivalente (etwa 35.000 Euro) – ergibt sich eine Gesamtbelastung von rund 50.000 Euro je Fall.“

Diese Aussage ist falsch. Die DAkkS hat ermittelt, dass für Prüf- und Kalibrierlaboratorien durchschnittliche Kosten von 11.914 Euro entstehen. Zu den laborinternen Kosten kann keine Aussage getroffen werden. Der VUP bemisst die Gesamtkosten allerdings in Abhängigkeit zu den laborinternen Kosten. Die Kosten zur Einhaltung der Normen würden jedoch ganz wesentlich auch ohne Akkreditierungsverfahren anfallen.

7. „Der VUP plädiert auf Basis einer gemeinsamen Positionierung mit nahezu 40 anderen Verbänden für schlankere Abläufe, verbindliche Zeitvorgaben, klare Zuständigkeiten und eine stärkere Dienstleistungs- und Serviceorientierung der DAkkS.“

Für mehr als die Hälfte der aufgeführten Verbände ist die DAkkS nicht zuständig, insbesondere im Medizinprodukte- und Lebensmittelbereich. Weitere Verbände haben eine Unterzeichnung des Papers abgelehnt (z.B. TÜV-Verband, VDMA, ZVEI und BITKOM).