Amtliche Mitteilung

Zum Umfang der Zertifizierungsvereinbarung zwischen Kunden und internem oder externem Personal der Konformitätsbewertungsstelle

Erstellt 12.07.2018 | geänderte Fassung vom 06.04.2020

Diese amtliche Mitteilung gibt Hinweise zum Umfang der Zertifizierungsvereinbarung und zur Unzulässigkeit von Vertragsbeziehungen zwischen Kunden und internem oder externem Personal der Konformitätsbewertungsstelle über die Durchführung von Evaluierungstätigkeiten.

Im Rahmen von Überwachungsmaßnahmen und laufenden Begutachtungen hat die Deutsche Akkreditierungsstelle (DAkkS) festgestellt, dass akkreditierte Konformitätsbewertungsstellen (KBS) teilweise nicht normkonforme Praktiken zur Einbindung interner oder externer Ressourcen durchführen. Die betroffenen Akkreditierungsaktivitäten liegen schwerpunktmäßig im Bereich der ISO/IEC 17065. Der Hinweis kann sinngemäß auf die Normen ISO/IEC 17021 bzw. ISO/IEC 17020 angewendet werden.

Die DAkkS weist deshalb auf Folgendes hin:

1. Die Zertifizierungsvereinbarung (Abschnitt 4.1.2 ISO/IEC 17065) mit dem Kunden (Abschnitt 3.1 ISO/IEC 17065) umfasst immer die Durchführung aller Evaluierungstätigkeiten („Auswahl“ und „Ermittlung“ gemäß ISO/IEC 17000:2004, A.2 und A.3) für die konkrete Konformitätsaussage.
2. Es ist unzulässig, dass Vertragsbeziehungen zwischen dem Kunden einer Zertifizierungsstelle und dem internem Personal (Abschnitt 6.2.1/6.1) oder dem externem Personal (Abschnitt 6.2.1/6.2.2.1) der Konformitätsbewertungsstelle bestehen, bezogen auf die Durchführung der Evaluierungstätigkeiten („Auswahl“ und „Ermittlung“ gemäß ISO/IEC 17000:2004, A.2 und A.3) auf denen die konkrete Konformitätsaussage beruht.
3. Die zulässigen Verfahren zur Berücksichtigung von Evaluierungsergebnissen nach Abschnitt 7.4.5 ISO/IEC 17065 und zur Beauftragung von Evaluierungstätigkeiten an nicht unabhängige Stellen (z. B. Kundenlaboratorien) bleiben unberührt. Diese Verfahren werden im Merkblatt M 17065 | 2. April 2020 näher erläutert und setzen eine besondere vertraglicher Vereinbarung zwischen Zertifizierungsstelle und Kunde und besondere interne Prozesse in der Konformitätsbewertungsstelle voraus.

Beanstandet werden insbesondere vertragliche Konstellationen, in denen (internes oder externes) Personal für die Evaluierung einen Vertrag über die Ausführung der an die Zertifizierungsstelle beauftragten Evaluierungstätigkeiten mit dem Zertifizierungskunden, anstatt mit der Konformitätsbewertungsstelle schließt und sich die akkreditierte Stelle auf die „Nachprüfung“ oder „Qualitätssicherung“ der Evaluationsergebnisse beschränkt und somit nicht mehr die volle Kontrolle über diese Evaluierungstätigkeiten innehat.

Nach ISO/IEC 17065 Abschnitt 4.1.2.1 muss die Konformitätsbewertungsstelle eine rechtlich durchsetzbare Vereinbarung zur Bereitstellung von Zertifizierungstätigkeiten mit ihren Kunden haben. Kunde ist gemäß Abschnitt 3.1 die Organisation oder Person, die gegenüber einer Zertifizierungsstelle sicherstellen muss, dass die Zertifizierungsanforderungen (3.7) einschließlich der Produktanforderungen (3.8) erfüllt sind und gegenüber dem die Konformitätsbewertungsaussage bestätigt wird.

Das erfordert, dass sich die KBS gegenüber demjenigen, dem die Konformitätsbewertungsaussage bescheinigt wird, vertraglich umfassend verpflichtet. Das beinhaltet gemäß 4.1.2.2 c) Nr. 1 insbesondere die verantwortliche Durchführung der „Evaluierung“, was insbesondere „Auswahl“ und „Ermittlung“ gemäß ISO/IEC 17000:2004, A.2 und A.3 umfasst. Die KBS muss daher mit dem Kunden einen Vertrag über die Durchführung des gesamten Konformitätsbewertungsverfahrens gemäß ISO/IEC 17000 Anhang A, einschließlich der Evaluierungsleistungen, schließen und alle Evaluierungen kompetent planen, durchführen und ggf. überwachen.

Verträge des internen Personals (Abschnitt 6.2.1) oder der externen Stellen (Abschnitt 6.2.2) mit dem Kunden über die Evaluierungstätigkeiten sind unzulässig, weil diese nicht mit ISO/IEC 17065, Abschnitt 4.2.2 vereinbar sind. Danach ist für das interne und externe Zertifizierungspersonal die Unparteilichkeit zu gewährleisten. Dies kann aber nicht sichergestellt werden, wenn dieses Personal eine vertragliche Bindung über die Durchführung der Evaluierungstätigkeit, anstatt mit der Konformitätsbewertungsstelle, mit dem Entwickler, Hersteller, Installateur, Verteiler oder Instandhalter des zertifizierten Produkts (vgl. ISO/IEC 17065 Abschnitt 4.2.6) eingeht. Diese Evaluation liegt dann nicht mehr unter der Kontrolle der vollständigen Konformitätsbewertungsstelle, sondern unter den vertraglichen Bindungen des Kunden.

Die Verfahren zur Berücksichtigung von „Evaluierungsergebnissen“ (Ergebnisberichte/ Auditbericht/Inspektionsbericht etc.) nach Abschnitt 7.4.5 ISO/IEC 17065 und zur Beauftragung von Evaluierungstätigkeiten an „nicht unabhängige Stellen“ (z. B. Kundenlaboratorien) nach Abschnitt 6.2.2.2 ISO/IEC 17065 werden im Merkblatt M 17065 | 2. April 2020 näher erläutert und sind weiterhin zulässig.

Weiterführende Informationen zu diesem Thema:

Merkblatt M 17065 | 2. April 2020 zur Akkreditierung von Zertifizierungsstellen, die Produkte, Prozesse und Dienstleistungen zertifizieren

European Co-operation for Accreditation EA-2/13 (EA Cross Border Accreditation), Abschnitt 5.3